OPLOSSING

Document management

De afgelopen jaren is het volume en de vorm van elektronische documenten op een explosieve manier gegroeid. Die ontwikkeling is niet alleen het gevolg van de digitalisering van papieren originelen en de dematerialisatie van bepaalde processen, maar ook van het feit dat steeds meer ‘native’ elektronische documenten worden gebruikt (facturen, loonfiches, mailberichten, …).

De toegang tot informatie is een essentieel element geworden voor het concurrentievermogen van een onderneming. Toch is de tijd die wordt besteed aan het zoeken naar specifieke documenten, een knelpunt waar tot nog toe weinig aandacht aan werd besteed. De reglementaire omgeving evolueert en wordt steeds complexer, het aantal interne en externe normen en audits blijft toenemen en bestaande archiefsystemen zijn vaak moeilijk toegankelijk en vereisen het gebruik van grote en kostbare opslagruimten. De informatie die in de documenten is opgeslagen, vormt daarom een patrimonium voor ondernemingen. Toch stellen we vast dat dit patrimonium vaak weinig of slecht wordt beheerd.

Belang voor uw onderneming

Het belang van archivering of het gebrek aan een doordachte en doeltreffende archivering stemt overeen met de noodzaak om juridische, logistieke, veiligheids-, technische en financiële risico’s onder controle te houden. Kortom, wat zijn de gevolgen als een onderneming op een bepaald moment van haar activiteiten een document dat ze zelf heeft opgesteld, niet terugvindt wanneer ze de informatie van dat document moet meedelen of opnieuw gebruiken?

Doordat sommige documenten tegenwoordig gevoelig zijn voor uw onderneming en doordat die documenten alleen in digitale vorm bestaan en circuleren, moet zeker de nodige aandacht worden besteed aan de problematiek van de elektronische archivering van gegevens.

Een methodologie aan uw situatie aangepast

Zodra de analyse van de bestaande toestand uitgevoerd is, bieden we u een methodologie aan die aan uw situatie aangepast is. In functie van uw doelstellingen en uw mogelijkheden wordt een specifiek archiveringsschema uitgewerkt.

D&O Partners is een van de zeldzame marktspelers die de volgende oplossingen op een professionele manier met elkaar kan combineren:

  • Integratie van printhardware (printers, scanners en multifunctionals)
  • Aansluiting op uw bestaande informaticasystemen (boekhouding, ERP, enz…)
  • Uitrol van een archiveringssysteem op maat en in functie van de bestaande workflows

Onze oplossingen zijn gebaseerd op de integratie van die drie elementen.