SOLUTION

Gestion documentaire

On constate depuis quelques années une explosion du volume et de la forme des documents électroniques : numérisation d’originaux papiers, dématérialisation de certains processus, mais aussi de plus en plus de documents électroniques natifs (factures, bulletin de paye, e-mails, …).

Le besoin d’accès à l’information est un critère déterminant pour la compétitivité de l’entreprise. Mais pourtant, le temps de recherche des documents est souvent un point noir sous estimé. L’environnement réglementaire évolue et se complexifie, les normes et audits internes et externes sont en croissance permanente, les archives existantes sont souvent peu accessibles et demandent un espace de stockage important et coûteux. L’information produite dans les documents représente donc un patrimoine pour les entreprises mais force est de constater qu’il est souvent peu ou mal géré.

Enjeux pour votre entreprise

Les enjeux de l’archivage ou de l’absence d’archivage raisonné et efficace correspondent à la nécessité de maitriser les risques juridique, logistique, sécuritaire, technique et financier. En résumé, quelles sont les conséquences de ne pas retrouver à un moment de son activité un document qu’elle a produite alors qu’elle a besoin de le communiquer ou de les réutiliser.

Le fait qu’aujourd’hui certains documents soient sensibles pour votre entreprise et qu’ils n’existent et circulent que sous forme numérique rend la problématique de l’archivage électronique incontournable.

Une méthodologie centrée sur votre cas

Une fois cette analyse de l’existant réalisée, nous vous proposons une méthodologie centrée sur votre cas particulier. En fonction de vos objectifs et de vos contraintes, un schéma d’archivage spécifique est défini.

D&O Partners est un des rares acteurs sur le marché à pouvoir combiner de manière professionnelle :

  • Intégration des matériels d’impression (imprimantes, scanner et multi fonction)
  • Connexion à vos systèmes informatiques en place (Comptabilité, ERP, etc.)
  • Déploiement d’un système d’archivage sur mesure en fonction des WorksFlows existants

Nos solutions sont basées sur l’intégration de ces trois éléments.